هناك ما يقرب من 200 ألف من الموارد البشرية ، وأكثر من 5000 مدرسة مقسمة على 811 مجموعات وميزانية تبلغ 6 مليار يورو ما يتعين على IGEFE إدارته. وللقيام بإدارة كبيرة ، لا شيء أفضل من إيجاد حلول عملية. كان هذا ما قصده عندما قرر استخدام التكنولوجيا لوضع الهياكل تحت مسؤوليته – بدءًا من التعليم الأساسي إلى الجامعات – لتنفيذ جميع إجراءات المشتريات العامة إلكترونيًا.
كان المشروع مع Vortal موجودًا منذ سبتمبر 2017 ولم يكن الرصيد الذي يزيد عن عام بقليل أكثر إيجابية. قال لويس ميغيل برناردو فراجوتا ، عضو IGEFE ، في مقابلة مع SAPO TeK: “إنها إيجابية منذ البداية ، لأننا تمكنا من تنفيذ المهمة التي حددناها في المقام الأول: توفير الأداة”. “بالإضافة إلى ذلك ، فقد تطورت نتيجة تفاعل أولئك الذين يستخدمونها ، وهو أمر رائع: إنها التكنولوجيا التي يجب أن تتكيف لتلبية احتياجات ورغبات المستخدمين وليس العكس”.
هناك دائمًا إمكانية لتحسينه في هذه المرحلة يكون المشروع في هذه اللحظة ، وهو جعل الأداة أكثر سهولة ، مع الأخذ في الاعتبار التغذية المرتدة من المدارس التي تستخدمها. “إنها تحاول الآن عكس ما يعكس الواقع. إنه يشبه إلى حد ما التعلم الالي: نتكيف من خلال التعلم داخل النظام.
“الشيء العظيم بالنسبة لنا هو أن المدارس قادرة على استخدام النظام الأساسي بأكمله بغض النظر عن الإجراء الذي يتعين عليهم القيام به” ، والذي يمكن أن يتراوح من المواد الاستهلاكية لدعم النشاط التربوي ، مثل أقلام الرصاص والأقلام ، إلى المنتجات الغذائية ، مثل الجبن ولحم الخنزير ، مثل . “وهذا يمنحهم خفة الحركة وقبل كل شيء الموثوقية ، من حيث سلامة القواعد” الإجرائية “. تعتبر IFEGE أنه من الضروري التأكد من حدوث ذلك ، وهذا هو السبب الرئيسي للاعتماد على الأنظمة التكنولوجية.
“داخل النظام ، توجد الأشياء وتوجد مع إمكانية أن تكون قادرًا على” الاستفسار “إذا كانت هناك حاجة: هناك تسجيلات الدخول والتواريخ والأوقات. كل شيء قابل للقياس ويمكن قياس ما يمكن قياسه أيضًا من أجل تحقيق التحسينات “
فوائد الإدارة ، مثل الشفافية والفعالية والرصد واضحة. يقول لويس فراجوتا: “لدينا اليوم أداة تسمح للمدارس والجامعات والمختبرات بتنفيذ الإجراءات المطلوبة منها بطريقة أفضل”. ويضيف أن IGEFE ، بصفته كيانًا يراقب وينظم ، يتمكن من الحصول على “أحدث ما توصلت إليه التكنولوجيا” في الوقت الحقيقي لكل ما يحدث. “من ناحية ، لدينا الكفاءة والمركزية في التنظيم ، ولكن اللامركزية في الإجراءات وفي العملية”.
كما هو الحال في جميع العمليات التي تتطلب تغييرات في طريقة العمل ، فإن استخدام منصة التعاقد الإلكترونية لن يكون قد تم رؤيته بنفس “الروح” من قبل جميع مستخدميها ، على الأقل لأن واقع المدارس يختلف في عدد الموارد والمعرفة. قال المسؤول هنا إن توافر Vortal ، سواء في التدريب السابق ، كما في المراقبة والآن في “تكييف” المنصة ، قد ساعد.
“حقيقة أننا نقوم بتحسين النظام من خلال تصحيحات وتعديلات طفيفة اقترحها المستخدمون أمر مهم للتغلب على هذه” المقاومة “. إنها تحاول الوصول إلى تلك النقطة عندما يشعر الناس أن النظام كما لو كان نظامهم ، حيث يشركهم إلى درجة “ارتداء قمصانهم” لذلك “. بالإضافة إلى ذلك ، لا شيء أفضل من إثبات أن النظام يبدو أنه يُدخل تحسينات. أصبح هذا واضحا مع المشروع.
“نحن قادرون على تخفيف مقاومة التغيير عندما نظهر سبب تغيرنا. لا يمكننا الوصول والتغيير” لأننا نستطيع “. يجب أن نحاول إظهار سبب تغيرنا ، وقبل كل شيء ، هذا التغيير يعمل على تسهيل حياتهم”
ومن الواضح بنفس القدر ، أن المشروع كان بمثابة “نقطة اللاعودة” في استراتيجية معهد الإدارة المالية للتعليم. “إن أكبر ميزة لاستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لهيئة مثل IGEFE هي مكاسب القدرة الإدارية. وعلى جميع المستويات.
علاوة على ذلك ، ستكون جودة القرار دائمًا أعلى عندما نتعامل مع أي شيء مستمد من نظام “، يعتبر كارلوس فارجوتا.
“عندما تكون لدينا ميزانيات تبلغ 5000 مليون أو 6 مليارات لادارتها ، لا يمكننا التحدث عن انعدام الأمن في القرار ، لا يمكننا أن نتخذ قرارا بالحساسيات. يجب أن نكون حازمين في القرار. إن استخدام الأنظمة يعطينا ذلك “
يقول المسؤول إن لديه فكرة أنه لا توجد أنظمة مثالية ، “لكن هناك أنظمة تمنحنا قرارًا وموثوقية معلوماتية أفضل بكثير لجودة المعلومات مقارنة بالواقع العدائي ، وهو غياب الأنظمة”.
هذا هو السبب في أنه يجيب بأن “رحلة” IFEGE عبر التكنولوجيا لن تعود. “هذه [o recurso à tecnologia] إنه مثل اللقاح: يكلف المرة الأولى فقط “.
